TODO LO QUE DEBES SABER SOBRE LA OBLIGACIÓN DE UTILIZAR VERIFACTU

¿Qué es VeriFactu?

El sistema VeriFactu es una nueva exigencia regulada por Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que busca garantizar que los sistemas informáticos de facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales aseguren la integridad, conservación, trazabilidad e inviolabilidad de los registros de facturación.

Dicho sistema se inscribe en el desarrollo de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y fue desarrollado reglamentariamente mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprobó el Reglamento de requisitos para los sistemas y programas informáticos de facturación.

En esencia, VeriFactu no se limita a la factura electrónica como formato, sino al sistema que la genera y gestiona, para evitar manipulaciones, “doble contabilidad” u ocultación de ingresos.

¿Quiénes están obligados y desde cuándo?

Ámbito de aplicación:

• Se aplica a empresarios individuales o societarios, así como entidades sin personalidad que estén sujetos al IRPF por rendimientos de actividades económicas, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes por establecimiento permanente en España.

• Están excluidos los contribuyentes que ya están adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII) en los términos legales.

• No se aplica en territorios con normativa foral específica (por ejemplo, el TicketBAI en el País Vasco) que ya cuentan con su propio sistema.

  
  

Fechas clave:

• Para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (empresas): obligatoriedad a partir del 1 de enero de 2026.

• Para el resto (autónomos y profesionales que emiten facturas): a partir del 1 de julio de 2026.

  
  

¿Qué exige el sistema VeriFactu?

Entre los requisitos técnicos y operativos que deben cumplir los sistemas de facturación (SIF) se encuentran:

• Que cada factura genere un “registro de facturación” único, inalterable, fechado, con un código que encadena al anterior (hash) para garantizar la secuencia y que no pueda alterarse sin dejar rastro.

• Que las facturas contengan un código QR que permita su verificación o su vinculación al registro de facturación.

• Que el software sea certificado o adaptado al Reglamento, y que permita la exportación o remisión de los registros de facturación a la AEAT si se opta por la modalidad VeriFactu (remisión automática) o, en la modalidad NO-VeriFactu, que se mantengan los registros en el propio sistema emisor con los requisitos de conservación, trazabilidad y seguridad.

• Que los desarrolladores de software de facturación ya cumplan desde antes de su puesta en vigor con los requisitos técnicos (por ejemplo, desde el 1 de julio de 2025 para los fabricantes de software).

  
  

Implicaciones prácticas para profesionales y empresas

• Si emites facturas como autónomo o tu empresa factura a clientes y utilizas un programa de facturación, tendrás que asegurarte de que dicho programa está adaptado al sistema VeriFactu antes de la fecha que te corresponde.

• Si estás en régimen especial, módulos o tienes un método más manual (facturación en Word o Excel sin sistema de facturación compleja), puede haber ciertas excepciones: algunos medios señalan que quienes facturan manualmente no están obligados a VeriFactu.

• Es una buena oportunidad para revisar el software que usas actualmente, su compatibilidad, costes, y si conviene migrar a una solución nueva. También, para que tu asesoría fiscal o contable esté al día del calendario de aplicación.

• Las sanciones pueden ser elevadas: se han señalado multas de hasta 50.000 euros por incumplimientos.

• Desde una perspectiva jurídica-contable, se refuerza la trazabilidad y control de las facturas emitidas, lo que puede impactar en los procedimientos de inspección, deducibilidad de gastos, validación de ingresos, etc. En tu blog podrías señalar cómo esto afecta a los despachos de abogados, consultores, profesionales liberales. Por ejemplo, la norma supone un desafío para las profesiones liberales que tradicionalmente facturan de forma más artesanal.

  
  

Recomendaciones para anticiparse

• Realiza un inventario del sistema de facturación que utilizas: ¿software? ¿plantilla de Excel? ¿emisión manual?

• Consulta con tu proveedor de software si su herramienta está adaptada al Reglamento y al sistema VeriFactu, y si emitirá facturas con el código QR y los registros exigidos.

• Si aún no tienes un programa adaptado, valora migrar lo antes posible para evitar concentración de implantaciones en 2026.

• Aprovecha ayudas a la digitalización (por ejemplo, el programa Kit Digital) para modernizar tu facturación.

• Prepara a tu equipo (o tú mismo si eres profesional independiente) para el cambio: formación en el nuevo sistema, flujo interno, etc.

• Incluir en tu blog una checklist o guía práctica para profesionales: “¿Estoy preparado para VeriFactu? 5 preguntas clave” podría ser un buen formato.

  
  

Conclusión

La obligación de utilizar VeriFactu marca un cambio estructural en la facturación de empresas y profesionales en España. Más allá de la obligación normativa, supone una oportunidad para digitalizar y profesionalizar la facturación, aumentar la transparencia, reducir errores y estar mejor preparado para posibles inspecciones. Como abogada y responsable de un despacho o asesoría, anticiparse a 2026 es clave para que el cumplimiento normativo no se convierta en un perjuicio operativo o económico.